Reliever hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy willen wij heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Reliever houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn -verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens is gewaarborgd;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Reliever zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy Policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons op wenst te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van klanten
Persoonsgegevens van klanten worden door Reliever verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Klantenadministratie (naw gegevens, fiscale nummers, kvk);
- Facturatie;
- Informatieverstrekking, nieuwsbrieven;
- Opstellen jaarrekeningen en notulen AVA (indien van toepassing);
- Opstellen publicatiestukken voor (digitale) verzending naar KvK (indien van toepassing);
- Opstellen aangiften vennootschapsbelasting en/of inkomstenbelasting en/of omzetbelasting voor (digitale) verzending naar de belastingdienst (verzending na uw toestemming voor de betreffende aangifte);
- Desgewenst advisering op fiscaal en/of financieel vlak.
Grondslag voor deze persoonsgegevens wordt gevormd door de opdrachtbevestiging, de door u aangeleverde persoonsgegevens (bijvoorbeeld kopie i.d.), uittreksel Kamer van Koophandel en de door u aangeleverde stukken voor het jaarwerk en/of de belastingaangiften, veelal gebaseerd op onze checklist(en).
Voor bovenstaande doelstelling(en) kan Reliever de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam en achternaam;
- Adres: straatnaam/huisnummer/postcode/woonplaats en/of vestigingsplaats;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geslacht;
- Geboortedatum;
- Kopie identiteitsbewijs met daarop uw bsn-nummer.
Hiernaast kunnen voor de uit te voeren werkzaamheden aanvullende stukken worden opgevraagd die relevant zijn voor de aan ons verstrekte opdracht.
Uw persoonsgegevens worden door Reliever opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking voor de periode:
- Dat u klant bent bij ons en voor zover nodig voor de fiscale bewaarplicht, daarna nog een periode van maximaal 7 jaren.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo kunnen wij, nadat u akkoord heeft gegeven, belastingaangiften versturen naar de Belastingdienst en publicatiestukken naar de kamer van Koophandel.
Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee wij geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van onderzoek (persoons)gegevens opvraagt of een boekenonderzoek door de belastingdienst. In dergelijke gevallen dienen wij medewerking te verlenen en zijn wij dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens aan derden doorgeven indien u ons hiervoor schriftelijk toestemming geeft.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen buiten de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijk toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger, dan wel indien de ouder (s)/verzorger(s) deze gegevens expliciet hebben doorgegeven voor bepaalde werkzaamheden, zoals bijvoorbeeld een aangifte inkomstenbelasting of het opstellen van een financieel plan.
Bewaartermijn
Reliever bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben wij bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- Alle personen die namens Reliever van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan de geheimhouding daarvan.
- Wij hanteren gebruikersnamen en wachtwoorden voor al onze softwaresystemen.
- Wij pseudonimiseren en encrypten persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
- Wij testen en evalueren regelmatig de getroffen maatregelen.
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie en verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Het verwijderen van uw gegevens is alleen mogelijk als de gegevens niet meer relevant zijn (denk hierbij bijvoorbeeld aan de fiscale bewaarplicht van 7 jaar). Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van (een deel van) uw persoonsgegevens door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens (digitaal) door ons te laten overdragen aan uzelf of in schriftelijke opdracht van u direct aan een derde partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht de klacht voor te leggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op:
Contactpersoon: mr.drs. J.(Julian) langkemper LL.M RB FFP CFP®
Mail: Julian@reliever.nl