Administratie voor kleine ondernemers: wat moet je bijhouden?

Of je nu een webshop runt, freelance werkt of net bent gestart als zzp’er: je hebt een administratieplicht. Dat klinkt misschien zwaar, maar het betekent simpelweg dat je moet kunnen aantonen wat je hebt verdiend, wat je hebt uitgegeven en hoeveel btw je hebt afgedragen. Ook als je een kleine ondernemer bent, is een goede basisadministratie verplicht. Wat moet je precies bijhouden en hoe voorkom je problemen met de Belastingdienst? Wij leggen het je uit.

Wat valt onder de administratieplicht?

De Belastingdienst eist dat je als ondernemer een overzichtelijke administratie bijhoudt. Die moet aansluiten op je belastingaangiften en inzicht geven in je financiële situatie.

Minimaal moet je kunnen laten zien:

• Je inkomsten en uitgaven
• Je verzonden en ontvangen facturen
• Je banktransacties
• Je btw-aangiften
• Eventuele kilometerregistratie (bij zakelijk gebruik van privéauto)

Daarnaast moet je bonnetjes, contracten en zakelijke correspondentie bewaren. Dat mag digitaal, zolang het goed leesbaar is en niet te wijzigen.

Hoe lang moet je alles bewaren?

De standaard bewaartermijn is 7 jaar. Voor gegevens over onroerend goed (zoals je werkkamer of bedrijfspand) geldt zelfs een bewaartermijn van 10 jaar. Gooi dus niet te snel iets weg. Ook oude offertes, e-mails of Excel-bestanden kunnen onder je administratie vallen. Overeenkomsten en aktes adviseren wij om niet weg te gooien.

Wat gebeurt er als je het niet goed bijhoudt?
Als je administratie niet op orde is, kan de Belastingdienst je boekhouding verwerpen. Ze mogen je inkomsten dan zelf gaan schatten en dat is vaak in jouw nadeel. Ook kun je een boete krijgen, zeker als je btw-aangiftes niet te controleren zijn.

Houd het simpel, maar volledig
Je hoeft als kleine ondernemer geen boekhouder te zijn. Maar zorg wél dat je alles wat je nodig hebt overzichtelijk opslaat (het liefst digitaal) en regelmatig bijgewerkt.

Gebruik bijvoorbeeld een boekhoudtool die je bank koppelt en btw-aangiftes voorbereidt of werk samen met een administratiekantoor zodat je zeker weet dat alles klopt.