Wanneer je een eigen bedrijf start moet er rekening worden gehouden met een aantal administratieve en belastingtechnische verplichtingen. Om het gemakkelijk te maken voor jou als nieuwe ondernemer, hebben wij in dit artikel de belangrijkste onderwerpen benoemd.
Met deze tips ga je meteen goed van start en voorkom je ‘problemen’ met de Belastingdienst.
Boekhoudplicht
Wanneer je ondernemer bent voor de belastingdienst dan dien je een deugdelijke administratie bij te houden. Doe je dat niet dan kan de belastingdienst het inkomen niet goed controleren en mogen zij in het uitzonderlijkste geval je inkomen schatten. Die schatting is meestal veel te hoog. Wat is nu een deugdelijke administratie en hoe voorkom je problemen?
Een goede administratie begint bij een goed boekhoudprogramma. Wij werken al meer dan 15 jaar met het pakket Snelstart. Ook gebruiken wij Exact Online. Klanten van Reliever die zelf mee willen werken aan hun administratie vinden de boekhoud software die wij aanbevelen erg gebruiksvriendelijk. Met de hulp van deze boekhoudsoftware kunnen er eenvoudig overzichten gemaakt worden en kan de aangifte omzetbelasting met één muisklik worden berekent. Via de app kun je bonnetjes makkelijk digitaal toevoegen aan je administratie. Met een Snelstart kun je controles doen en eenvoudig je resultaat van je bedrijf in beeld brengen. Zo heb je ook up-to-date inzicht in je administratie.
Let op! Je dient je volledige administratie minstens 7 jaren te bewaren. Dit is een verplichting die vastgelegd is in de wet. Onder administratie valt alles wat van belang kan zijn, hierbij kun je denken aan bankafschriften, facturen, bonnen, agenda’s, rittenadministraties, e-mail, contracten en dergelijken.
Verkoopfacturen/bonnen
Als je start met je bedrijf en je gaat facturen opstellen dan dienen deze aan verschillende eisen te voldoen. Je kunt de eisen vinden op de website van de belastingdienst. De belangrijkste noemen we hieronder:
- Naam en adres van de afzender
- KvK nummer afzender
- Btw nummer afzender
- Naam en adres van de ontvanger
- Factuurdatum
- Factuurnummer opvolgend, één reeks, dus bijvoorbeeld 2019001, 2019002, 2019003 etc.
- Het btw percentage dat toegepast moet worden op de levering of dienst (21%, 6/9% of 0% of btw verlegd)
Er kunnen bijzondere situaties zijn waardoor er meer gegevens op de factuur moeten staan. Bijvoorbeeld in geval van invoer of uitvoer naar het buitenland. Ook bij inhuur in de bouwsector zijn er aanvullende regels. Neem gerust contact op met één van onze adviseurs om te weten te komen of dit ook voor jouw facturen geldt.
Inkoopfacturen
Om de kosten van jouw onderneming in aftrek te mogen brengen van je omzet, moet je ervoor zorgen dat de factuur op naam van jouw onderneming staat. Alleen dan kun je mogelijk ook de btw terugvorderen die je betaalt aan je leveranciers. Bewaar alle facturen en zorg ervoor dat je die makkelijk ordent. Indien je over een scanner beschikt kun je deze eenvoudig toevoegen aan je boekingen in ons boekhoudprogramma van Snelstart. Zo raak je deze niet meer kwijt en voldoe je aan de wettelijke bewaarplicht.
Van een aantal instanties kunnen we nadat jij toestemming hebt gegeven automatisch facturen ontvangen. Het gaat dan bijvoorbeeld om je telefoonfacturen, brandstof of energiefacturen. Je hoeft deze dan niet meer zelf te downloaden en bij je administratie te voegen. Deze service is bij ons maandtarief inbegrepen.
Bankrekening
Alle bij en afschrijvingen die betrekking hebben op je onderneming dienen via een zakelijke betaalrekening verantwoord te worden. Indien je per kas omzet ontvangt en/of betalingen verricht dien je ook een kasboek bij te houden.
Het is belangrijk om privé geldstromen zo min mogelijk over deze zakelijke bankrekening te laten verlopen. Het is verstandiger om periodiek geld over te maken naar je privérekening om vanaf die rekening privé uitgaven te doen. Alle boekingen op de zakelijke rekening dienen namelijk verwerkt te worden in het boekhoudprogramma.
Met Snelstart is het heel makkelijk om een bankkoppeling te maken. Een bankkoppeling houdt in dat je eenmalig instelt dat de bankmutaties van je zakelijke rekening automatisch op dagbasis naar je online boekhouding worden gestuurd. Wij kunnen dan de administratie up to date houden. Bij de meeste Nederlandse banken is dit al mogelijk.
Urencriterium
Als ondernemer voor de inkomstenbelasting kun je gebruik maken van aftrekposten waarmee je belasting bespaart. De meest bekende daarvan zijn de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. We hebben hierover een afzonderlijke artikel geschreven. Houdt vanaf de start je uren bij die aan je bedrijf werkt. Er zijn namelijk voorwaarden verbonden aan het kunnen claimen van deze belastingvoordelen.
Rittenadministratie
Als je met je privé auto zakelijke ritten maakt is het verstandig hiervan een administratie bij te houden. Ook adviseren wij in beeld te brengen hoeveel kilometer je per jaar privé hebt gereden en hoeveel kilometer zakelijk. je kunt per kilometer € 0.19 op je resultaat in mindering brengen.
Wil je een zakelijke auto aanschaffen dan is overleg met je adviseur altijd raadzaam. Het hangt van enkele factoren af of het verstandig is een auto op de zaak aan te schaffen. Onder andere of en hoe je deze ook privé wilt gebruiken, of het een marge-auto of een btw-auto is, wat de variabele kosten zijn van de auto en de afschrijving. Wij hanteren een rekenmodel waarin we dit samen met jou goed kunnen berekenen.
Aangifte omzetbelasting
Meestal dien je aangifte omzetbelasting te doen op kwartaalbasis. Je kunt zelf de aangifte indienen of wij kunnen dat voor je verzorgen. Als je de aangifte te laat indient en/of te laat de btw afdraagt kun je een boete krijgen. Boetes zijn niet aftrekbaar van je resultaat.
Bij de eerste aangifte dien je al rekening te houden met bovenstaande. Om die reden adviseren wij vanaf de start ons in te schakelen en je administratie volgens de wettelijke eisen in te richten. Het inrichten van de administratie en het helpen bij bovengenoemde onderwerpen voor startende ondernemers, is bij ons in het maandtarief inbegrepen. Klik hieronder voor een overzicht van onze tarieven.
Bekijk de tarievenVoor meer informatie over dit onderwerp kun je contact opnemen met onze adviseurs. Neem contact met ons op via het contactformulier of rechtstreeks met onze adviseurs Sebastiaan Hasselman (sebastiaan@reliever.nl) of Julian Langkemper (julian@reliever.nl).
Comments are closed.